マンション総会の議案書の書き方とひな形

総会当日、区分所有者は議案書を読んで賛否を判断します。議案書の書き方が分かりにくいと、質疑が要点からずれて長引いたり、内容を正しく理解されないまま否決されたりすることもあります。この記事では、議案書に必要な要素とひな形を紹介します。

議案書に必要な3つの要素

議案書は、次の3要素で構成するのが基本です。

• 提案理由 — なぜこの議案が必要になったのか、背景と課題を説明します。
• 議案の内容 — 何を決議してほしいのかを、金額・仕様・実施時期まで具体的に書きます。
• 採決方法 — 普通決議か特別決議か、決議に必要な賛成数の目安を明記します。規約変更など特別決議が必要な議案は特に注意が必要です。

この3つが揃っていないと、区分所有者は「結局何を決めるのか」を判断しづらくなります。

よくある議案の種類

総会でよく扱われる議案には、次のようなものがあります。

• 収支決算・収支予算案 — 前期の収支報告と、次期の予算案。
• 役員（理事）選任 — 新年度の理事・監事の選任。
• 管理規約・使用細則の改正
• 大規模修繕工事の実施 — 工事内容・費用・工期に関する議案。

規約改正や大規模な支出を伴う議案は、特に丁寧な説明が求められます。

議案書のひな形

第○号議案　○○○○の件

【提案理由】
（なぜこの議案が必要になったか、背景・課題を記載）
例）給水管の経年劣化により漏水リスクが高まっているため、
　　更新工事を実施したい。

【議案の内容】
（何を、いつ、いくらで実施するかを具体的に記載）
・工事内容：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・実施時期：○○年○月〜○月（予定）
・費用　　：○○円（修繕積立金より充当）
・施工業者：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（相見積もり○社より選定）

【採決方法】
本議案は（普通決議／特別決議）とし、出席区分所有者の
議決権の（過半数／4分の3以上）の賛成をもって可決とします。

以上、ご審議のうえご承認くださいますようお願い申し上げます。

議案書を分かりやすくするコツ

• 複数社の見積もりを比較して添付する — 特に費用を伴う議案は、金額の妥当性を示すと質疑が減ります。
• 図や写真を添える — 工事範囲や劣化状況は、文章より写真の方が伝わります。
• 想定質問へのQ&Aを添える — 「なぜ今のタイミングなのか」「他の選択肢は検討したか」といった、想定される質問への回答をあらかじめ用意しておくと、当日の審議がスムーズになります。

議案書の事前配布や、当日の審議・採決の進め方は「マンション総会の案内・議事録共有をスムーズにする方法」を、決議結果の記録方法は「マンション理事会・総会の議事録の書き方」をあわせてご覧ください。

まとめ

議案書は、提案理由・議案の内容・採決方法の3要素を具体的に書くのが基本です。見積もりの比較や図解、想定Q&Aを添えることで、区分所有者が判断しやすい議案書になり、総会当日の審議もスムーズになります。