管理費・修繕積立金の滞納 督促状の文例と書き方

管理費や修繕積立金の滞納は、どのマンションでも起こりうる問題です。うっかり払い忘れているだけのケースもあれば、繰り返し滞納が続くケースもあり、理事は状況に応じた対応を求められます。この記事では、督促状の文例を段階別に紹介し、角が立たない書き方のポイントを解説します。

督促は段階を踏むのが基本

いきなり強い調子の督促状を送ると、単純な払い忘れの居住者との関係を悪くしかねません。次のように段階を踏むのが基本です。

1. お支払いのお願い（初回） — 行き違いの可能性を前提に、やわらかい表現で確認を促します。
2. 督促状 — 期限を過ぎても入金が確認できない場合に送ります。期限を明記します。
3. 最終通告 — 督促を重ねても改善しない場合に送ります。今後の対応（管理会社・弁護士への相談など）に言及します。

書き方の共通ポイント

• 事実（金額・対象期間）を正確に書く — 「○月分〜○月分、合計○○円」のように具体的に記載します。
• 感情的な表現は避ける — 「非常識」「迷惑」といった言葉は使わず、事実を淡々と伝えます。
• 相談窓口を明記する — 一括での支払いが難しい事情がある場合の相談先を示すと、無用な対立を避けられます。
• 個別に送付する — 滞納は個人情報にあたるため、掲示板への掲示ではなく、必ず個別の書面・郵送で伝えます。

第1段階：お支払いのお願い（文例）

管理費等のお支払いについて（ご確認）

平素より管理組合運営にご協力いただきありがとうございます。
○月分の管理費・修繕積立金（合計○○円）について、
○月○日現在、お振込みが確認できておりません。

行き違いで既にお支払い済みの場合はご容赦ください。
ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。

○○マンション管理組合 理事会
連絡先：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

第2段階：督促状（文例）

管理費等の滞納に関するご連絡（督促）

○月○日付「お支払いのお願い」にてご連絡した件について、
○月○日現在も入金が確認できておりません。

対象期間：○月分〜○月分
滞納額　：合計○○円

大変恐れ入りますが、○月○日までにお支払いをお願いいたします。
お支払いが困難な事情がある場合は、期限までにご相談ください。

○○マンション管理組合 理事会
連絡先：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

第3段階：最終通告（文例）

管理費等の滞納に関する最終通告

これまで複数回にわたりお支払いをお願いしてまいりましたが、
○月○日現在も下記金額のお支払いが確認できておりません。

対象期間：○月分〜○月分
滞納額　：合計○○円

誠に遺憾ながら、○月○日までにお支払いまたはご相談のご連絡が
ない場合、管理規約に基づき、管理会社・弁護士等と相談のうえ
法的手続きを含む対応を検討させていただきます。

○○マンション管理組合 理事会
連絡先：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

送付方法と記録

• 段階が進むほど送付方法を格上げする — 初回・督促は普通郵便やポスト投函でも構いませんが、最終通告に近づくほど、配達記録が残る方法での送付を検討します。
• 送付履歴を必ず残す — いつ・誰に・どの段階の書面を送ったかを記録しておくと、理事が交代しても経緯を正確に引き継げます。管理費全体の見直しについては「マンションの管理費を見直して削減する方法」もご参照ください。

まとめ

督促は、お願い→督促状→最終通告と段階を踏み、それぞれの段階で事実ベースの淡々とした表現を保つのが基本です。感情的にならず、相談窓口を示しながら進めることで、無用なトラブルを避けつつ滞納の解消につなげられます。