マンション総会の委任状テンプレート — 書き方と記入例

マンション総会の当日、都合がつかず出席できない区分所有者は少なくありません。それでも総会を成立させ、議案を有効に決議するためには、欠席する区分所有者から委任状や議決権行使書を出してもらう必要があります。この記事では、委任状・議決権行使書のテンプレートと書き方を、そのまま使える記入例つきで解説します。

委任状と議決権行使書の違い

出席できない場合の対応方法には、次の2種類があります。

• 委任状 — 議決権の行使を代理人（受任者）に委ねる書式です。受任者が当日出席し、代わりに賛否を判断・表明します。
• 議決権行使書 — 各議案について、自分であらかじめ賛成・反対を記入し、書面で意思表示する書式です。代理人を立てません。

いずれの方式も、多くの管理組合の運用では出席として扱われ、定足数の算定に含まれます。理事会は総会案内に両方の様式を同封し、どちらか一方（または両方）を選んで提出してもらうのが一般的です。

記載すべき基本項目

委任状・議決権行使書には、共通して次の項目が必要です。

• 総会の開催日時・場所 — どの総会に対するものかを明確にします。
• 委任者（区分所有者）の氏名・住戸番号
• 受任者の氏名（委任状の場合）
• 各議案への意思表示欄（議決権行使書の場合）
• 記名・押印または署名
• 提出期限

委任状のテンプレート

委　任　状

私は、下記の者を代理人と定め、○○年○月○日開催の
○○マンション管理組合 通常総会における議決権の行使を委任します。

【委任者】
住　戸：○○号室
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印

【受任者】
住　戸：○○号室（または続柄：　　　）
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

○○年○月○日

○○マンション管理組合　理事長　○○○○　様

議決権行使書のテンプレート

議決権行使書

○○年○月○日開催の○○マンション管理組合 通常総会の
各議案について、下記のとおり意思表示します。

住　戸：○○号室
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印

第1号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対
第2号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対
第3号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対

○○年○月○日

○○マンション管理組合　理事長　○○○○　様

記入・提出時の注意点

• 受任者の範囲は規約を確認する — 誰でも受任者になれるわけではなく、同居家族や他の区分所有者に限定している管理組合もあります。
• 提出期限を必ず明記する — 期限を過ぎた提出は無効として扱われるのが一般的です。案内文でも太字にするなど目立たせておきましょう。
• 委任状と議決権行使書が両方提出された場合の扱いを決めておく — どちらを優先するかを総会運営規則などで事前に定めておくとトラブルを防げます。
• 白紙委任には注意する — 受任者欄や議案欄が未記入のまま提出されるケースがあります。記入例を添えて案内すると、記入漏れを減らせます。

案内文の作り方や事前配布のスムーズな進め方は「マンション総会の案内・議事録共有をスムーズにする方法」、当日の定足数確認や採決の流れは「マンション総会当日の流れと進め方」もあわせてご覧ください。総会の招集通知（案内文）のテンプレートは「総会 招集通知（案内文）テンプレート」で無料配布しています。

まとめ

委任状は代理人に議決権行使を委ねる書式、議決権行使書は自分で賛否を記入する書式です。どちらも定足数の確保に直結する重要な書類なので、テンプレートを使って記入漏れのない様式を用意し、提出期限とあわせて分かりやすく案内しましょう。