マンション総会の委任状テンプレート — 書き方と記入例

公開日: 2026-07-01 ／ 更新日: 2026-07-28

マンション総会の当日、都合がつかず出席できない区分所有者は少なくありません。それでも総会を成立させ、議案を有効に決議するためには、欠席する区分所有者から委任状や議決権行使書を出してもらう必要があります。この記事では、委任状・議決権行使書のテンプレートと書き方を、そのまま使える記入例つきで解説します。

委任状と議決権行使書の違い

出席できない場合の対応方法には、次の2種類があります。

• 委任状 — 議決権の行使を代理人（受任者）に委ねる書式です。受任者が当日出席し、代わりに賛否を判断・表明します。
• 議決権行使書 — 各議案について、自分であらかじめ賛成・反対を記入し、書面で意思表示する書式です。代理人を立てません。

いずれの方式も、多くの管理組合の運用では出席として扱われ、定足数の算定に含まれます。理事会は総会案内に両方の様式を同封し、どちらか一方（または両方）を選んで提出してもらうのが一般的です。欠席する組合員側の視点での選び方・注意点は「マンション総会を欠席するとき — 委任状・議決権行使書の出し方」で解説しています。

委任状・議決権行使書を集める手間そのものを減らしたい場合は、区分所有者がオンラインで出席できるWeb総会への切り替えも選択肢になります。規約上の要件や実務の進め方は「マンションでWEB総会・オンライン理事会を開く方法｜規約と電磁的方法の実務」で解説しています。

記載すべき基本項目

委任状・議決権行使書には、共通して次の項目が必要です。

• 総会の開催日時・場所 — どの総会に対するものかを明確にします。
• 委任者（区分所有者）の氏名・住戸番号
• 受任者の氏名（委任状の場合）
• 各議案への意思表示欄（議決権行使書の場合）
• 記名・押印または署名
• 提出期限

準備から開票までの流れ

理事会側の視点で見ると、委任状・議決権行使書は次の4ステップで運用します。全体の流れをつかんでおくと、様式づくりから当日の集計まで見通しよく準備できます。

委任状のテンプレート

委　任　状

私は、下記の者を代理人と定め、○○年○月○日開催の
○○マンション管理組合 通常総会における議決権の行使を委任します。

【委任者】
住　戸：○○号室
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印

【受任者】
住　戸：○○号室（または続柄：　　　）
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

○○年○月○日

○○マンション管理組合　理事長　○○○○　様

議決権行使書のテンプレート

議決権行使書

○○年○月○日開催の○○マンション管理組合 通常総会の
各議案について、下記のとおり意思表示します。

住　戸：○○号室
氏　名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印

第1号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対
第2号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対
第3号議案（　　　　　　　　　の件）　　賛成 ／ 反対

○○年○月○日

○○マンション管理組合　理事長　○○○○　様

記入例で見るポイント

委任状のテンプレートは、埋める項目が少ないぶん、空欄が残っていても提出できてしまう点に注意が必要です。

NG例：受任者欄が空欄のまま、押印だけして提出する。

OK例：「受任者：203号室　鈴木花子」まで記入し、押印または署名を済ませたうえで、提出期限内に理事会宛てに提出する。

NG例のような提出（いわゆる白紙委任）は、誰が議決権を行使するのかが総会当日まで分からず、集計時に確認の手間が発生します。OK例のように受任者を明記しておけば、理事会側も出席者名簿と照合しやすくなります。

よくあるNG例とOK例

提出された委任状・議決権行使書でよくある記入ミスを、NG例とOK例で比較します。

受任者選定のポイント

委任状の受任者に誰を選べるかは、管理組合の規約や総会運営規則によって扱いが異なります。案内文を作る際は、次の目安を参考にしてください。

受任者の範囲は組合ごとに異なるため、案内文には「受任者になれる人の範囲」を明記しておくと、無効な委任状の提出を防げます。

提出された委任状・議決権行使書の集計実務

理事会が受け取った委任状・議決権行使書は、総会当日の出席集計・採決に反映するまで、次の点に気をつけて管理します。

• 受付名簿と突き合わせる — 提出者の住戸番号を出席者名簿と照合し、二重集計や記載漏れを防ぎます。
• 議案ごとに集計表を作る — 議決権行使書は議案ごとに賛成・反対が異なるため、議案別の集計表を用意しておくと開票がスムーズです。
• 総会終了後も一定期間保管する — 決議の有効性を後から確認できるよう、原本は議事録とあわせて保管します。

記入・提出時の注意点

• 受任者の範囲は規約を確認する — 誰でも受任者になれるわけではなく、同居家族や他の区分所有者に限定している管理組合もあります。
• 提出期限を必ず明記する — 期限を過ぎた提出は無効として扱われるのが一般的です。案内文でも太字にするなど目立たせておきましょう。
• 委任状と議決権行使書が両方提出された場合の扱いを決めておく — どちらを優先するかを総会運営規則などで事前に定めておくとトラブルを防げます。
• 白紙委任には注意する — 受任者欄や議案欄が未記入のまま提出されるケースがあります。記入例を添えて案内すると、記入漏れを減らせます。
• 提出後の問い合わせ窓口を明記する — 記入方法が分からない組合員向けに、理事会または管理会社の連絡先を様式に添えておくと、差し戻しのやり取りが減ります。

案内文の作り方や事前配布のスムーズな進め方は「マンション総会の案内・議事録共有をスムーズにする方法」、当日の定足数確認や採決の流れは「マンション総会当日の流れと進め方」もあわせてご覧ください。総会の招集通知（案内文）のテンプレートは「総会 招集通知（案内文）テンプレート」で無料配布しています。

よくある質問

このテンプレートは自分の管理組合の規約に合わせて変更してよいですか？

はい、自組合の管理規約・総会運営規則に合わせて項目を追加・修正して問題ありません。受任者の範囲や提出方法など、規約で独自に定めている部分がある場合は、その内容に沿って書式を調整してください。

押印は必須ですか、署名だけでもよいですか？

押印・署名のどちらを求めるかは、管理組合の運用によって異なります。一律のルールはないため、案内文に「押印」「署名」のどちらが必要かを明記しておくと、提出時の迷いを防げます。

委任状と議決権行使書、どちらか一方だけの提出でも構いませんか？

はい、通常はどちらか一方の提出で足ります。両方を用意しているのは、組合員が自分の状況に合わせて選べるようにするためです。

委任状の有効期間はどのくらいですか？

基本的には、その委任状が対象としている一回の総会（開催日時が特定された総会）限りの効力です。次回以降の総会にも継続して有効とする運用は一般的ではないため、総会ごとに新しい委任状を提出してもらうのが安全です。

受任者が急に出席できなくなった場合はどうなりますか？

受任者が出席できなくなった場合、委任状に基づく議決権行使ができなくなります。委任者本人が改めて議決権行使書を提出できないか、理事会・管理会社に早めに相談することをおすすめします。

電子的に（メールやWebフォームで）提出してもらうことはできますか？

本人確認や改ざん防止の観点から、紙の郵送・投函を基本とする管理組合が多いのが実情です。電子的な提出を検討する場合は、本人確認の方法もあわせて総会運営規則などで整理しておくと安心です。

提出された委任状に記入ミスがあった場合、理事会側で訂正してもよいですか？

理事会が本人の意思を確認せずに内容を書き換えることは避け、提出者に連絡して再提出をお願いするのが基本です。訂正を認める運用にする場合も、事前に総会運営規則などでルール化しておくと安心です。

委任状のテンプレートに管理組合の印は必要ですか？

委任状・議決権行使書は組合員が理事会宛てに提出する書類のため、管理組合側の押印は通常不要です。理事長名の記載欄は、宛先を明確にする目的で設けています。

ダウンロードしたテンプレートのファイル形式はWordとPDF、どちらを使えばよいですか？

案内文に印刷して同封する場合はPDF、組合員が住戸番号や氏名をパソコンで入力してから印刷したい場合はWordが便利です。用途に応じて使い分けてください。

まとめ

委任状は代理人に議決権行使を委ねる書式、議決権行使書は自分で賛否を記入する書式です。どちらも定足数の確保に直結する重要な書類なので、テンプレートを使って記入漏れのない様式を用意し、提出期限とあわせて分かりやすく案内しましょう。受任者・押印（署名）・提出期限の3点を様式内で目立たせておくことが、差し戻しの少ない運用につながります。

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