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マンション総会の案内・議事録共有をスムーズにする方法
マンション管理組合の一大イベントが、年に一度の総会です。理事にとっては、開催案内の配布から当日の運営、終了後の議事録共有まで、連絡業務が集中する時期でもあります。この記事では、総会前後の連絡業務を掲示板アプリでデジタル化し、理事の負担を減らしながら居住者へ確実に情報を届ける方法を解説します。
総会前後の連絡業務はなぜ大変か
総会のたびに、理事は次のような連絡業務に追われます。
- 開催日時・議案を記した総会案内の作成と全戸配布
- 「見ていない」「届いていない」という居住者へのフォロー
- 終了後の議事録の作成と共有
- 過去の議事録を「見たい」と言われたときの対応
これらを紙でこなすと、印刷・ポスティング・問い合わせ対応に多くの時間がかかります。
総会案内をデジタルで配信する
総会案内は、掲示板アプリで配信すると一気に楽になります。
- 案内文をアプリに登録すれば、全居住者に同時に届きます。ポスティングは不要です。
- 公開期間を設定しておけば、総会が終わると自動で表示が下がるため、古い案内が残りません。
- メール通知を併用すれば、アプリを開いていない居住者にも気づいてもらえます。
- 既読管理で、誰が案内を見たかを把握できます。未読の居住者にだけ声をかければよく、フォローが効率的になります。
紙の案内と違い、「出した／届いた」の記録が残るのも大きな利点です。
議事録は「書庫」で共有する
総会が終わったら、議事録を書庫に保管します。書庫に入れておけば、居住者はいつでも自分のスマホで議事録を確認できます。
- 「あの議案、結局どうなった？」という問い合わせに、その都度対応する必要がなくなります。
- 売却や賃貸を検討する区分所有者が、過去の経緯を自分で確認できます。
- 紙のファイルを管理人室まで取りに行く、という手間もなくなります。
過去の総会資料が積み上がる価値
掲示板アプリを使い続けると、総会案内・議事録・決算資料といった年次の文書がアプリ内に蓄積されていきます。これは管理組合にとって貴重な資産です。
特に効くのが、理事の交代時です。マンションの理事は1〜2年で交代しますが、過去の総会資料がアプリにそろっていれば、次の理事は経緯を自分で追えます。引き継ぎ資料を一から作り直す必要がありません（あわせて「管理組合の理事会DX」もご覧ください）。
まとめ
総会の連絡業務は、案内の配信を掲示板アプリに、議事録の共有を書庫に移すだけで大きく軽くなります。Share-Board は無料プランでも書庫機能・メール通知・公開期間設定が使えるため、まずは次の総会の案内から試してみるのがおすすめです。
Share-Board は、マンションの掲示板・回覧板・お知らせ配布をデジタル化するクラウドアプリです。総会案内の配信も議事録の保管もこれひとつ。無料プランあり。