マンションでWEB総会・オンライン理事会を開く方法｜規約と電磁的方法の実務

公開日: 2026-07-10 ／ 更新日: 2026-07-10

「総会に人が集まらない」「共働き・高齢化で出席率が下がっている」――そんな課題の解決策として、WEB総会（オンライン総会）・オンライン理事会への関心が高まっています。国土交通省も標準管理規約の改正でIT活用のルールを明確化しており、制度面の後押しがあります。

この記事では、マンションでWEB総会・オンライン理事会を開くための考え方と実務を解説します。

※本記事は執筆時点（2026年）の一般的な情報です。総会の要件は法令・各組合の規約により異なります。実施にあたっては規約と国土交通省の最新資料をご確認ください。

制度の後押し：令和3年改正でIT活用が明確化

国土交通省は令和3年（2021年）6月22日の標準管理規約改正で、ITを活用した総会・理事会のルールを明確化しました。WEB会議システム等を用いた総会・理事会が可能であることが示され、オンライン運営を進めやすくなっています（背景は「マンション標準管理規約とは｜改正ポイント」）。

ただし、実際に自分のマンションでWEB総会を開くには、自組合の管理規約がIT総会に対応していることが前提になります。まずは規約の確認から始めます。

WEB総会の3つの形態

WEB総会と一口に言っても、実務では次のような形があります。

1. ハイブリッド型（会場＋オンライン併用）：会場開催を基本としつつ、遠隔の区分所有者はオンラインで参加。もっとも現実的で、高齢者にも配慮できる形です。
2. 完全オンライン型：会場を設けず全員オンライン。通信環境・本人確認の設計が重要になります。
3. リアルタイム視聴型：総会の様子を配信し、議決自体は書面・電磁的方法で行う。

いきなり完全オンラインにせず、ハイブリッド型から始めるのが安全です。

WEB総会・オンライン理事会を開くための準備

① 管理規約でIT総会を可能にしておく

規約にIT総会・電磁的方法の規定がない場合は、標準管理規約に沿って規約を整備します（規約変更は総会の特別決議が必要）。

② 通信環境・システムの用意

• WEB会議システム（Zoom等）
• 招集通知・議案書・資料を事前に配布・閲覧できる仕組み（掲示板・クラウド）
• 当日の音声・映像トラブルへの備え

③ 本人確認・議決権行使の方法を決める

WEB総会でとくに重要なのが議決権の扱いです。一般に次を組み合わせます。

• 当日オンライン出席による議決権行使
• 委任状による代理出席
• 書面または電磁的方法（メール・Web上のフォーム等）による議決権行使（事前）

電磁的方法による招集通知・議決権行使をどこまで認めるかは、規約の定めによります。事前の書面・電磁的行使を併用すると、当日の通信トラブルがあっても定足数を確保しやすくなります。

高齢者・IT不慣れな方への配慮

WEB総会の普及で最大の壁は、高齢の区分所有者への配慮です。

• 会場も残すハイブリッド型にする
• 書面での議決権行使を必ず併用する
• 接続方法をやさしい手順書で案内し、必要なら事前に接続テストを行う

「オンラインについていけない人を置き去りにしない」設計が、合意形成の鍵です。オンライン理事会の進め方は「マンションの理事会をオンラインで開くには」も参考にしてください。

電子掲示板が土台になる

WEB総会・オンライン理事会をスムーズに進めるには、招集通知・議案書・資料の配布、出欠・委任状の受付をオンラインで一元化できる基盤があると便利です。紙とオンラインが混在すると、かえって手間が増えます。

• 招集通知・総会の連絡をオンラインで配信
• 議案書・資料をいつでも閲覧できる場所に保管
• 出欠・委任の状況を可視化
• 日常の理事会DX・連絡のデジタル化と一体で運用

まとめ

• 令和3年改正でIT総会・理事会が明確化。ただし実施は自組合の規約整備が前提
• まずはハイブリッド型から。会場と書面行使を残す
• 本人確認・議決権行使の方法を規約に沿って設計する
• 高齢者を置き去りにしない配慮が合意形成の鍵
• 招集・資料・出欠をオンラインで一元化するとスムーズ