マンション理事会をオンラインで開催する方法

「平日の夜に集まるのが難しい」「単身赴任中で理事会に出られない」——理事会の対面開催には、こうした参加のしづらさがつきまといます。Web会議ツールを使ったオンライン理事会は、この課題を解決する手段として広がりつつあります。この記事では、マンション理事会をオンラインで開催する方法と注意点を解説します。

オンライン理事会のメリット

• 移動の負担がない — 集会室まで行く必要がなく、自宅から参加できます。
• 参加率が上がる — 仕事帰りの時間帯や育児中でも参加しやすくなり、欠席が減ります。
• 遠方の理事も参加できる — 単身赴任や実家介護などで現地にいない理事も、リモートから出席できます。
• 記録が残しやすい — 録画機能を使えば、議事録作成時の確認資料になります（録画の要否や保存方法は、個人情報保護の観点から事前に組合内で決めておきます）。

オンライン開催に必要な準備

• 開催方法を規約・細則で確認する — 管理規約でオンライン開催や電磁的方法による決議を認めているかを確認します。認めていない場合は、総会で規約を改正しておくと安心です。
• Web会議ツールを決める — 使い慣れたビデオ通話アプリを一つ選び、毎回同じツールに統一します。
• 接続テストを事前に行う — 特にITに不慣れな理事には、開催前に接続確認の時間を設けます。
• 資料は事前に共有する — 議題資料は当日画面共有するだけでなく、事前にクラウドで配布しておくと、当日の進行がスムーズになります。

オンライン理事会の進め方

進め方の基本は対面と同じですが、いくつか工夫が必要です。

• 議題ごとに時間配分を決めておく — 対面より発言のタイミングを取りにくいため、司会役が議題ごとに区切って進行します。
• 発言者を明確にする — 発言前に名乗る、挙手機能を使うなど、誰が話しているか分かるようにします。
• 決議の取り方を決めておく — 挙手や投票機能、あるいはチャットでの意思表示など、決を採る方法を事前に決めておきます。

理事会全体の段取りについては「マンション理事会の進め方」もあわせてご覧ください。

資料共有・記録のデジタル化とあわせて進める

オンライン理事会は、資料共有や議事録の保管をデジタル化してこそ効果を発揮します。会議中に画面共有した資料をそのままクラウドの書庫に残しておけば、欠席者や次期理事も後から確認できます。理事会運営全体のデジタル化については「管理組合の理事会DX」も参考になります。

まとめ

オンライン理事会は、参加のハードルを下げ、理事のなり手不足対策にもつながる有効な手段です。導入にあたっては規約の確認、ツールの統一、資料の事前共有を押さえておけば、対面と遜色ない運営が可能になります。まずは一部の理事会から試験的に始めてみるのがおすすめです。