マンション理事会・総会の議事録の書き方 — 項目とポイント

公開日: 2026-05-16 ／ 更新日: 2026-07-08

理事会や総会の議事録は、決まったことを残す大切な記録です。とはいえ「何をどこまで書けばいいのか分からない」という理事は少なくありません。この記事では、議事録の書き方を、記載項目・書くときのポイント・保管方法に分けて解説します。

議事録はなぜ必要か

議事録は、単なる記録ではありません。

• 決定事項の証拠になる — 「決めた／決めていない」のトラブルを防ぎます。
• 欠席者・居住者への共有手段になる — その場にいなかった人に経緯を伝えられます。
• 次の理事への引き継ぎ資料になる — 理事が交代しても、過去の経緯を追えます。

特に総会の議事録は、区分所有法上も作成・保管が求められる重要文書です。

議事録に書く項目

理事会・総会の議事録には、最低限次を記載します。

• 日時・場所 — いつ、どこで開いたか。
• 出席者 — 出席した理事・組合員の数（総会は委任状・議決権行使書の数も）。定足数を満たしたことが分かるようにします。
• 議題（議案） — 何を話し合ったか。
• 議事の経過 — 各議案の説明内容と、主な質疑・意見の要点。
• 決定事項と結果 — 各議案の結論。総会は賛成・反対の数と可決／否決を明記します。
• 次回への宿題 — 誰が・いつまでに・何をするか。
• 議事録作成者・署名 — 規約に従い、議長・署名人の記名を行います。

書くときのポイント

• 発言は要点をまとめる — 一言一句の記録は不要です。「誰が何を主張したか」の要点で十分です。
• 決定事項は明確に書く — 結論は曖昧さを残さず、数字や期限まで具体的に書きます。
• 客観的に書く — 個人の感想や評価は入れず、事実を淡々と記録します。
• 早めに作成する — 記憶が新しいうちに下書きします。会議中にメモを取っておくと楽です。

議事録の保管と共有

完成した議事録は、保管と共有が大切です。紙だけで保管すると、理事交代で散逸したり、居住者が見たいときに見られなかったりします。クラウドの書庫に保管しておけば、紛失を防ぎ、居住者がいつでも閲覧できます（詳しくは「マンション管理規約・議事録・修繕記録をクラウドで保管する方法」を参照）。

これから議事録を作る場合は、「【無料】理事会 議事録テンプレート（Word・PDF）」や「【無料】総会 議事録テンプレート（Word・PDF）」を使うと、必要項目を漏れなく埋められます。

まとめ

議事録は、日時・出席者・議題・経過・決定事項・宿題を、客観的かつ明確に書くのが基本です。完成した議事録はクラウドの書庫に保管し、欠席者や次の理事へ確実に引き継げる状態にしておきましょう。