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マンション理事会・総会の議事録の書き方 — 項目とポイント
理事会や総会の議事録は、決まったことを残す大切な記録です。とはいえ「何をどこまで書けばいいのか分からない」という理事は少なくありません。この記事では、議事録の書き方を、記載項目・書くときのポイント・保管方法に分けて解説します。
議事録はなぜ必要か
議事録は、単なる記録ではありません。
- 決定事項の証拠になる — 「決めた／決めていない」のトラブルを防ぎます。
- 欠席者・居住者への共有手段になる — その場にいなかった人に経緯を伝えられます。
- 次の理事への引き継ぎ資料になる — 理事が交代しても、過去の経緯を追えます。
特に総会の議事録は、区分所有法上も作成・保管が求められる重要文書です。
議事録に書く項目
理事会・総会の議事録には、最低限次を記載します。
- 日時・場所 — いつ、どこで開いたか。
- 出席者 — 出席した理事・組合員の数（総会は委任状・議決権行使書の数も）。定足数を満たしたことが分かるようにします。
- 議題（議案） — 何を話し合ったか。
- 議事の経過 — 各議案の説明内容と、主な質疑・意見の要点。
- 決定事項と結果 — 各議案の結論。総会は賛成・反対の数と可決／否決を明記します。
- 次回への宿題 — 誰が・いつまでに・何をするか。
- 議事録作成者・署名 — 規約に従い、議長・署名人の記名を行います。
書くときのポイント
- 発言は要点をまとめる — 一言一句の記録は不要です。「誰が何を主張したか」の要点で十分です。
- 決定事項は明確に書く — 結論は曖昧さを残さず、数字や期限まで具体的に書きます。
- 客観的に書く — 個人の感想や評価は入れず、事実を淡々と記録します。
- 早めに作成する — 記憶が新しいうちに下書きします。会議中にメモを取っておくと楽です。
議事録の保管と共有
完成した議事録は、保管と共有が大切です。紙だけで保管すると、理事交代で散逸したり、居住者が見たいときに見られなかったりします。クラウドの書庫に保管しておけば、紛失を防ぎ、居住者がいつでも閲覧できます（詳しくは「マンション管理規約・議事録・修繕記録をクラウドで保管する方法」を参照）。
まとめ
議事録は、日時・出席者・議題・経過・決定事項・宿題を、客観的かつ明確に書くのが基本です。完成した議事録はクラウドの書庫に保管し、欠席者や次の理事へ確実に引き継げる状態にしておきましょう。
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