マンション組合員・居住者名簿の作り方と個人情報の取り扱い方

公開日: 2026-07-17 ／ 更新日: 2026-07-17

管理会社に任せきりだった名簿の管理を、理事会が自分たちで見直すことになった――そんなとき、何を記録し、どう更新し、どこまで気をつければよいのか迷う理事は少なくありません。この記事では、組合員・居住者名簿の作り方と、個人情報を扱ううえでの注意点を解説します。

名簿がなぜ必要なのか

• 総会の定足数・議決権の確認：誰が区分所有者で、議決権をいくつ持つかが分からなければ、総会の成立・決議の可否を判断できません。
• 緊急時の連絡：漏水・火災・災害時に、所有者本人や緊急連絡先へ迅速に連絡する必要があります。
• お知らせ・請求の送付先：管理費の請求書や総会案内など、確実に届けるための宛先の把握です。
• 所有者・賃借人の区別：総会の議決権は原則として所有者にあるため、賃借人（入居者）と区別して管理する必要があります。

管理会社に委託している場合は名簿の維持も委託業務に含まれることが多いですが、自主管理や委託範囲の縮小を検討する場合は、理事会が名簿の作成・更新を担うことになります。

名簿に記載する項目

目的に応じて、次の項目を分けて管理すると扱いやすくなります。

• 組合員（区分所有者）名簿：住戸番号、氏名、議決権割合（専有面積に応じた割合）、連絡先（住所・電話・メール）、所有者が現地に住んでいない場合の連絡先
• 居住者名簿：住戸番号、居住者氏名、所有者か賃借人か、同居家族の人数、緊急連絡先
• 役員・輪番の記録：過去の理事・監事の担当者と任期（役員輪番の決め方も参考にしてください）

すべてを1つの表に詰め込むと更新のたびに全項目を見直す手間が増えるため、目的別に分けて、変更が起きやすい項目（連絡先・居住者の入れ替わり）と変わりにくい項目（住戸番号・議決権割合）を分離しておくと管理が楽になります。

個人情報を扱ううえでの注意点

氏名・連絡先・住戸番号といった名簿情報は個人情報にあたります。管理組合が名簿を作成・管理する際は、次の点に注意します。

• 利用目的をはっきりさせる：「総会の運営・緊急連絡・お知らせの送付のために利用する」など、名簿を何のために使うかを組合員に周知します。目的外の利用（無関係な勧誘への流用など）は避けます。
• アクセスできる人を限定する：名簿は理事会・管理業務の担当者など、必要な範囲の人だけが閲覧できるようにします。紙の名簿を誰でも見られる場所に置いたままにしない、データはパスワード管理するなどの配慮が必要です。
• 第三者への提供に注意する：管理会社や外部業者へ名簿情報を渡す場合は、業務委託の範囲内であることを確認します。委託先以外の第三者へ無断で提供しない扱いが基本です。
• 退去・売却時の取り扱いを決めておく：転出した居住者や売却した組合員の情報をいつまで保管するか、あらかじめルールを決めておくとトラブルを防げます。
• 紙の名簿は保管・廃棄にも配慮する：紛失・持ち出しのリスクがある紙の名簿は、施錠できる場所での保管や、不要になった際の確実な廃棄（シュレッダー等）を徹底します。

マンション管理組合も、組合員・居住者の個人情報を業務のために取り扱う以上、個人情報保護法における一般的な取扱事業者としての配慮が求められます。詳細な義務の範囲は組合の規模や取り扱い方法によって異なるため、不安な場合は管理会社や専門家に確認するとよいでしょう。

名簿の更新をどう回すか

• 入退去・売買のタイミングで更新する：所有者の変更（売買・相続）や賃借人の入退去があったら、その都度名簿を更新します。連絡を受け取る仕組み（届出用紙・オンラインフォーム等）を用意しておくと更新漏れを防げます。
• 年1回は棚卸しする：総会前など、年に一度は名簿全体を見直し、連絡先の変更や誤りがないか確認します。
• 更新履歴を残す：「いつ・誰が・何を変更したか」を記録しておくと、後任の理事への引き継ぎや、情報の正確性の確認に役立ちます。

紙やExcelでの管理は、更新のたびに全戸分を配り直したり、最新版がどれか分からなくなったりしがちです。オンラインで名簿を一元管理できる仕組みがあると、こうした更新の手間を減らせます。

まとめ

• 組合員名簿（議決権の確認用）と居住者名簿（連絡・緊急時用）は目的が異なるため分けて管理する
• 個人情報の利用目的を明確にし、アクセス範囲を限定し、第三者提供・保管廃棄に配慮する
• 入退去・売買のタイミングでの更新と、年1回の棚卸しを仕組み化する