マンション理事会の書面決議・持ち回り決議のやり方

公開日: 2026-07-11 ／ 更新日: 2026-07-11

理事全員の予定を合わせて集まるのが難しい、急ぎで決めなければならない事項がある――そんなとき役立つのが、実際に集まらずに意思決定する「書面決議」「持ち回り決議」です。

この記事では、理事会の書面決議・持ち回り決議の考え方と進め方を解説します。

※決議の可否や手続きの詳細は、管理規約の定めや個別の事案により異なります。実際の運用にあたっては管理規約を確認のうえ、必要に応じて管理会社・専門家にご相談ください。

書面決議・持ち回り決議とは

本来、理事会の決議は理事が一堂に会する会議で行うのが原則です。しかし、区分所有法には、区分所有者（総会の場合）や管理組合の運営において、全員の承諾があれば実際に集会を開かずに書面または電磁的方法で決議したものとみなす、という決議の省略に関する考え方があります。多くの管理組合では、この考え方を踏まえて管理規約に理事会の書面決議・持ち回り決議に関する規定を設け、運用しています。

• 書面決議：議案を記載した書面を理事に回付し、賛否を記入・押印してもらう方法
• 持ち回り決議：担当者が理事を順に訪ねる、またはメール等で議案を回し、了承を得ていく方法

いずれも、理事全員の同意が前提となる点が共通しています。自組合の管理規約に書面決議に関する規定があるかを、まず確認しましょう。

どんな時に使うか

• 台風・災害対応など、すぐに理事会の承認が必要だが、集合が難しい緊急時
• 理事の予定が合わず、通常の理事会開催が難しい時期
• 議案の内容が単純明快で、議論より承認のスピードを優先したい場合

一方で、意見交換や調整が必要な議案（対立が予想される案件など）は、書面決議には不向きです。実際に集まって議論すべき内容かどうかを見極めることが大切です。理事会の一般的な進め方は「マンション理事会の進め方」、オンラインでの開催は「マンション理事会をオンラインで開催する方法」も参考にしてください。

進め方の基本手順

1. 議案書を作成する：決議したい内容を明確に記載します
2. 理事全員に回付する：書面（または電磁的方法）で、全理事に議案書を届けます
3. 賛否の確認・記録：全理事から賛否の意思表示（署名・押印、またはメール等での回答）を得て記録します
4. 結果を議事録として残す：通常の理事会と同様に、決議の内容・結果を記録として残します

理事全員の同意が得られなかった場合は、書面決議が成立しません。その場合は通常どおり理事会を開催して協議します。

記録を残すことの重要性

書面決議は実際に集まらない分、後から「言った・言わない」の食い違いが起きやすいという側面があります。誰が・いつ・どの議案に・どう回答したかを明確に記録し、理事会の議事録と同様に保管しておくことが大切です。紙のやり取りだと記録がバラバラになりがちですが、電子的に記録を一元管理しておけば、経緯の確認や理事交代時の引き継ぎがスムーズになります。

まとめ

• 書面決議・持ち回り決議は、理事全員の同意を前提に、集まらずに意思決定する方法
• 緊急時や予定が合わない場合に有効だが、議論が必要な議案には不向き
• 議案書の作成→回付→賛否確認→記録という手順で進める
• 記録を一元管理しておくと、後の確認・引き継ぎが楽になる